Definizione del budget

Un budget viene utilizzato per prevedere i risultati finanziari e la posizione finanziaria di un'entità per un periodo futuro. Viene utilizzato per scopi di pianificazione e misurazione delle prestazioni, che possono comportare la spesa per cespiti, il lancio di nuovi prodotti, la formazione dei dipendenti, l'impostazione di piani di bonus, il controllo delle operazioni e così via.

Al livello minimo, un budget contiene un conto economico stimato per periodi futuri. Un budget più complesso contiene una previsione di vendita, il costo delle merci vendute e le spese necessarie per supportare le vendite previste, stime del fabbisogno di capitale circolante, acquisti di cespiti, una previsione del flusso di cassa e una stima del fabbisogno finanziario. Questo dovrebbe essere costruito in un formato dall'alto verso il basso, quindi un budget principale contiene un riepilogo dell'intero documento di budget, mentre i documenti separati contenenti budget di supporto vengono inseriti nel budget principale e forniscono dettagli aggiuntivi agli utenti.

Molti budget sono preparati su fogli di calcolo elettronici, anche se le aziende più grandi preferiscono utilizzare un software specifico per il budget che è più strutturato e quindi è meno soggetto a contenere errori di calcolo.

Un utilizzo principale del budget è come riferimento delle prestazioni per la misurazione dei risultati effettivi. Può essere fuorviante farlo, dal momento che i budget in genere diventano sempre più imprecisi nel tempo, con conseguenti grandi scostamenti che non hanno alcuna base sui risultati effettivi. Per ridurre questo problema, alcune aziende rivedono periodicamente i loro budget per mantenerli più vicini alla realtà, o budget solo per alcuni periodi nel futuro, il che dà lo stesso risultato.

Un'altra opzione che elude i problemi di budget è operare senza budget. Ciò richiede una previsione continua a breve termine dalla quale è possibile prendere decisioni aziendali, nonché misurazioni delle prestazioni in base a ciò che un gruppo di pari sta ottenendo. Sebbene a prima vista operare senza un budget possa sembrare troppo trascurato per essere efficace, i sistemi che sostituiscono un budget possono essere notevolmente efficaci.