Finanza
Procedura di fatturazione
La seguente procedura di fatturazione affronta tre attività nel processo di fatturazione, che comportano la raccolta delle informazioni necessarie per costruire una fattura, la creazione di fatture e l'emissione ai clienti.
Rivedi i dati di fatturazione (addetto alla fatturazione)
- Accedi al registro di spedizione giornaliero nel sistema informatico.
- Scansiona i dettagli di ogni spedizione per assicurarti che sia pronta per la fatturazione. In tal caso, contrassegnare i record come transazioni fatturabili.
- Accedi al modulo di fatturazione e richiama la schermata di anteprima per ogni futura fattura da stampare.
- Verificare che tutti i prezzi siano stati approvati dal personale di inserimento ordini. In caso contrario, abbinare i prezzi indicati con il listino prezzi aziendale ufficiale e ottenere l'approvazione per eventuali variazioni da questo elenco.
- Aggiungere un costo di trasporto, a meno che l'ordine non sia contrassegnato come prepagato o per essere ritirato dal cliente.
- Verifica che il codice per l'imposta sulle vendite del cliente sia corretto e modificalo se necessario.
Stampa batch fattura (addetto alla fatturazione)
- Seleziona l'opzione nel software di fatturazione per stampare tutte le fatture contrassegnate.
- Posizionare il modulo di fatturazione ufficiale dell'azienda nella stampante.
- Eseguire una stampa di prova per assicurarsi che i moduli di fatturazione siano posizionati correttamente nella stampante.
- Stampa l'intero batch di fatture e verifica che siano state stampate correttamente.
Preparare e inviare fatture (addetto alla fatturazione)
- Se le fatture sono in più copie, esplodere le copie e conservare le copie designate.
- Inserisci la versione della fattura designata per i clienti in buste.
- Timbro "Richiesta correzione indirizzo" sulle buste di fatturazione.
- Consegnare le buste di fatturazione all'ufficio postale per la spedizione.
File copie delle fatture (addetto alla fatturazione)
- Archivia le copie della fattura trattenuta secondo necessità, per numero di fattura o per nome del cliente.
