Stock taking
L'inventario è il conteggio delle scorte disponibili. Ciò significa identificare ogni articolo disponibile, contarlo e riepilogare queste quantità per articolo. Potrebbe anche esserci un passaggio di verifica, in cui i risultati del conteggio vengono confrontati con i conteggi delle unità di inventario nel sistema informatico di un'azienda. L'inventario è un requisito comune di un sistema di inventario periodico e può anche essere richiesto come parte dell'audit annuale di un'azienda. In breve, lo stock taking si traduce in un documento a livello di riepilogo che contiene un elenco delle quantità disponibili per ogni articolo di inventario in un momento specifico. I passaggi procedurali necessari per farlo sono:
Selezionare e formare le squadre di conteggio riguardo a come condurre i conteggi e compilare i documenti associati.
Stabilire un orario limite, dopo il quale non sono consentite ulteriori scorte nell'area di ricevimento nel magazzino e nessun articolo viene spedito. È utile se il giorno del conteggio non è presente alcuna attività di produzione, ricezione o spedizione.
Assegna aree di responsabilità di conteggio nel magazzino a ciascun team di conteggio.
Distribuisci una sequenza prenumerata di tag di conteggio a ciascuna squadra e accedi agli intervalli di numeri distribuiti.
In ogni team di conteggio, una persona identifica e conta l'inventario mentre un'altra persona compila il tag di conteggio. Il tag originale viene registrato nell'inventario e il team conserva una copia di backup.
Quando ogni squadra ha finito di contare, restituisce i tag di conteggio. L'amministratore dei tag di conteggio controlla se mancano tag, il che potrebbe richiedere un'ulteriore ricerca per trovare i tag. Di solito sono ancora attaccati ai tag che sono stati attaccati all'inventario.
L'addetto ai tag di conteggio riepiloga i tag di conteggio in un foglio di calcolo, che viene utilizzato per creare i totali di riepilogo per ogni articolo dell'inventario. Un'alternativa è inserire le informazioni in un database, che fa un lavoro migliore di aggregazione dei totali di riepilogo.
Il contabile dei costi confronta le informazioni risultanti con i saldi unitari mantenuti nel sistema di inventario perpetuo della società (supponendo che ne abbia uno). Se ci sono grandi scostamenti dal database esistente, un team di conteggio torna al magazzino per verificare i conteggi originali.
Questo è un processo ad alta intensità di manodopera e può richiedere una notevole quantità di tempo di inattività all'interno del magazzino, quindi le aziende generalmente cercano di evitare lo stock taking nella misura più ampia possibile.
Una forma più frequente di inventario è chiamata conteggio dei cicli, che viene completata ogni giorno. Se un'azienda utilizza il conteggio dei cicli, il personale del magazzino conta l'inventario in una piccola parte del magazzino e confronta le sue informazioni di conteggio con i record nel sistema informatico. Se ci sono errori, il personale del magazzino li corregge e indaga anche sui motivi alla base degli errori. Un programma di conteggio ciclo attivo migliorerà almeno il livello di precisione dei record di inventario e potrebbe persino rendere non necessario condurre un conteggio dell'inventario fisico di fine mese.
