Controlli dell'inventario
L'investimento di un'azienda nell'inventario è generalmente elevato e può essere composto da molti articoli di merce che possono essere facilmente rubati e rivenduti. Se l'inventario contiene principalmente materie prime, tenerne traccia è essenziale per garantire che i processi di produzione che lo utilizzano non siano a corto di materiali. Ciò significa che è necessario implementare una serie di controlli, per prevenire furti o per garantire che l'operazione di produzione non sia a corto di input. Descriveremo di seguito una serie di controlli chiave da considerare per il tuo investimento di inventario. I principali controlli interni per il tuo inventario sono:
Recintate e chiudete a chiave il magazzino . Il controllo dell'inventario più importante è semplicemente bloccare il magazzino. Ciò significa che si costruisce una recinzione attorno all'inventario, si chiude il cancello e si consente l'ingresso nel magazzino solo al personale autorizzato.
Organizza l'inventario . Può non sembrare un controllo organizzare semplicemente l'inventario nel magazzino, ma se non riesci a trovarlo, non puoi controllarlo. Pertanto, una base fondamentale per il controllo interno dell'inventario è numerare tutte le posizioni, identificare ogni articolo di inventario e tenere traccia di questi articoli per posizione.
Conta tutto l'inventario in arrivo . Non fidarti solo della parola del fornitore che la quantità indicata sulla consegna è quella corretta. Contare l'inventario prima di registrarlo come ricevuto. Ciò impedisce che gli errori vengano introdotti nei record dell'inventario.
Ispeziona l'inventario in arrivo . Verificare che tutto l'inventario in entrata sia del tipo corretto e non sia danneggiato. Tutti gli articoli che non superano l'ispezione devono essere restituiti immediatamente e il personale addetto alla contabilità fornitori ha notificato che gli articoli restituiti non devono essere pagati.
Tagga tutto l'inventario . Ogni scarto di inventario nel magazzino deve essere identificato con un'etichetta, che indica il numero di parte, la descrizione, l'unità di misura e la quantità. In caso contrario, gli articoli di inventario sono destinati a essere identificati erroneamente.
Segrega l'inventario di proprietà del cliente . Se in loco è presente un inventario di proprietà dei clienti, il personale del magazzino probabilmente lo conterà come se fosse di proprietà dell'azienda, quindi predisporre una procedura per etichettare questi articoli come di proprietà del cliente quando arrivano e separarli in un parte separata del magazzino.
Standardizzare la tenuta dei registri per il prelievo dell'inventario . Quando un articolo viene prelevato dallo scaffale del magazzino, per l'utilizzo nell'area di produzione o per la vendita ai clienti, avere una procedura standard per registrare i prelievi non appena lasciano il magazzino (che è più facile se c'è una recinzione di magazzino e l'inventario può passare solo attraverso un singolo cancello controllato).
Firma per tutto l'inventario rimosso dal magazzino . Se gli articoli di magazzino vengono rimossi dal magazzino per motivi al di fuori del normale processo di prelievo, chiedere alla persona di rimuovere il segno di inventario per la rimozione, in modo che vi sia un record di chi è responsabile.
Controlla la distinta base . La distinta base è una registrazione delle parti utilizzate per costruire un prodotto. La distinta base viene utilizzata per prelevare gli articoli dallo stock, quindi se la distinta non è corretta, i raccoglitori preleveranno importi errati dal magazzino. Ciò richiede un controllo periodico di ogni fattura, nonché l'accesso solo tramite password ai record della distinta base nel sistema informatico.
Traccia richieste e resi extra . Se il personale di produzione richiede emissioni extra di parti, o restituisce gli importi in eccesso al magazzino, allora c'è un errore nei record di prelievo (possibilmente nella distinta base, come appena notato).
Condurre una revisione periodica dell'inventario obsoleto . Il magazzino può eventualmente essere soffocato da scorte obsolete che non possono essere utilizzate, il che richiede costi di stoccaggio elevati e interferisce anche con i componenti necessari nella produzione. Formare un comitato di revisione dei materiali che periodicamente controlli i registri dell'inventario per determinare quali articoli dovrebbero essere venduti o altrimenti eliminati.
Condurre i conteggi del ciclo . Chiedi al personale del magazzino di eseguire conteggi piccoli e frequenti di una piccola parte dell'inventario e di indagare e correggere eventuali errori riscontrati. Ciò migliora gradualmente la precisione del record dell'inventario.
Esamina i record di inventario del saldo negativo . Se le registrazioni contabili mostrano che ci sono scorte negative a portata di mano, allora c'è ovviamente un difetto transazionale che ha causato il saldo negativo. Questo è un obiettivo primario per un'indagine dettagliata.
Registra transazioni di scarto . Non gettare semplicemente i rottami in un cestino quando si verificano. Se lo fai, il sistema contabile pensa ancora che l'articolo scartato sia disponibile e quindi sovrastimerà la quantità di inventario. Invece, crea una procedura per tenere traccia degli scarti su base regolare.
Nonostante questi controlli, possono ancora sorgere numerosi problemi con l'accuratezza della registrazione dell'inventario, quindi preparati ad aggiungere ulteriori controlli se i problemi persistono.
