Analisi della contabilità clienti
Panoramica della contabilità clienti
I crediti sono gli importi dovuti a un'azienda dai suoi clienti e sono costituiti da un numero potenzialmente elevato di importi fatturati. I crediti verso clienti costituiscono la fonte primaria del flusso di cassa in entrata per la maggior parte delle aziende, quindi è necessario analizzare queste fatture in aggregato per accertare lo stato di salute dei flussi di cassa sottostanti. Di seguito sono riportate diverse tecniche di analisi della contabilità clienti.
Analisi della contabilità clienti
Uno dei metodi più semplici per analizzare lo stato della contabilità clienti di una società è stampare un rapporto sull'invecchiamento della contabilità clienti, che è un rapporto standard in qualsiasi pacchetto software di contabilità. Questo rapporto divide l'età della contabilità clienti in vari segmenti, che a volte è possibile modificare all'interno del software di contabilità per farli corrispondere ai termini di fatturazione. Gli intervalli di tempo più comuni sono da 0 a 30 giorni, da 31 a 60 giorni, da 61 a 90 giorni e da più di 90 giorni. Eventuali fatture che rientrano in intervalli di tempo che rappresentano periodi superiori a 30 giorni sono motivo di un crescente senso di allarme, soprattutto se rientrano nell'intervallo di tempo più vecchio. Esistono diversi problemi di cui tenere conto quando si analizza in base a un report sull'età, che sono:
Termini di credito individuali . La direzione potrebbe aver autorizzato termini di credito insolitamente lunghi a clienti specifici, o forse solo per fatture particolari. In tal caso, il pagamento di questi articoli potrebbe sembrare molto in ritardo quando, in realtà, non è ancora dovuto per il pagamento.
Distanza dalla data di fatturazione . In molte aziende, la maggior parte di tutte le fatture viene fatturata alla fine del mese. Se esegui il rapporto sulla durata pochi giorni dopo, probabilmente mostrerà ancora i crediti in sospeso di un mese fa per i quali il pagamento sta per arrivare, nonché l'intero importo di tutti i crediti appena fatturati. In totale, sembra che i crediti siano in cattivo stato. Tuttavia, se si dovesse eseguire il rapporto appena prima delle attività di fatturazione di fine mese, ci sarebbero molti meno conti attivi nel rapporto e potrebbe sembrare che ci sia pochissimo denaro proveniente da crediti non riscossi.
Dimensione del bucket di tempo . Dovresti far corrispondere approssimativamente la durata delle fasce orarie nel rapporto ai termini di credito dell'azienda. Ad esempio, se i termini di credito sono solo dieci giorni e la prima volta che il bucket si estende per 30 giorni, quasi tutte le fatture sembreranno attuali.
Crediti non applicati . Potrebbero esserci crediti non applicati nel report. In tal caso, ripulisci il rapporto cercando a quali fatture avrebbero dovuto essere applicati. Ciò potrebbe ridurre l'ammontare dei crediti scaduti elencati nel report.
Un altro strumento di analisi della contabilità clienti è la linea di tendenza. È possibile tracciare il saldo della contabilità clienti in sospeso alla fine di ogni mese per l'anno passato e utilizzarlo per prevedere l'importo dei crediti che dovrebbero essere in sospeso nel prossimo futuro. Si tratta di uno strumento particolarmente prezioso quando le vendite sono stagionali, poiché è possibile applicare la variabilità stagionale alle stime dei livelli di vendita futuri.
L'analisi delle tendenze è utile anche per confrontare la percentuale di crediti inesigibili con le vendite in un periodo di tempo. Se c'è una forte tendenza ricorrente in questa percentuale, la direzione potrebbe voler agire. Ad esempio, se la percentuale di crediti inesigibili è in aumento, la direzione potrebbe voler autorizzare condizioni di credito più restrittive ai clienti. Al contrario, se la percentuale di crediti inesigibili è estremamente bassa, la direzione potrebbe scegliere di allentare il credito per espandere le vendite a clienti un po 'più rischiosi. Questo è uno strumento particolarmente utile quando si esegue l'analisi della percentuale di crediti inesigibili per singoli clienti, poiché può mettere in luce problemi che possono indicare l'imminente fallimento di un cliente.
Ci sono diversi problemi di cui essere consapevoli quando si utilizza l'analisi della linea di tendenza, che sono:
Modifica della politica del credito . Se la direzione ha autorizzato un cambiamento nella politica del credito, questo può portare a cambiamenti improvvisi nei livelli di crediti o crediti inesigibili.
Cambiamento di prodotti o linee di business . Se un'azienda aggiunge o cancella dal suo mix di prodotti o linee di business, ciò può causare profondi cambiamenti nell'andamento dei crediti.
Cambiamento delle condizioni commerciali . Se l'economia è in declino, potrebbe esserci una tendenza all'aumento dei crediti inesigibili ben al di sopra della media storica.
Un terzo tipo di analisi della contabilità clienti è l'analisi del rapporto. Il rapporto più comunemente utilizzato è il periodo di riscossione dei crediti, che rivela il numero di giorni in cui una fattura cliente media rimane in sospeso prima di essere pagata. La formula è:
Conti attivi medi ÷ (Vendite annuali ÷ 365 giorni)
Ad esempio, se in genere ci sono $ 500.000 di crediti in sospeso in qualsiasi momento e le vendite annuali sono $ 3,65 milioni, il periodo di riscossione dei crediti viene calcolato come segue:
$ 500.000 Contabilità clienti ÷ ($ 3.650.000 Vendite annuali ÷ 365 giorni)
= Periodo di raccolta di 50 giorni
Nell'esempio, non possiamo dire se un periodo di raccolta di 50 giorni è buono o cattivo, poiché non conosciamo la durata dei termini di credito.
In sintesi, il modo migliore per analizzare la contabilità clienti è utilizzare tutte e tre le tecniche qui indicate. È possibile utilizzare il periodo di riscossione della contabilità clienti per avere un'idea generale della capacità di un'azienda di riscuotere la propria contabilità clienti, aggiungere un'analisi del report sull'invecchiamento per determinare esattamente quali fatture stanno causando problemi di riscossione e quindi aggiungere l'analisi delle tendenze per vedere se questi problemi sono cambiati nel tempo.
Altri tipi di analisi
Un'analisi interessante relativa alla contabilità clienti è una linea di tendenza della percentuale di vendite dei clienti che vengono pagate al momento della vendita, rilevando il tipo di pagamento utilizzato. Le modifiche alle procedure e alle politiche di vendita di un'azienda possono spostare le vendite verso o lontano dai pagamenti anticipati, il che ha quindi un impatto sull'ammontare e sulle caratteristiche dei crediti.
