Il sistema degli anticipi
Il sistema di anticipi è un sistema contabile per pagare e successivamente reintegrare la piccola cassa. La piccola cassa è una piccola riserva di denaro detenuta in loco presso una sede aziendale per esigenze di cassa accidentale. Il sistema di anticipi è progettato per fornire un metodo manuale rudimentale per il monitoraggio dei saldi di piccola cassa e del modo in cui viene utilizzato il contante. Le caratteristiche essenziali di un sistema di anticipi sono:
Un importo fisso di contanti viene assegnato a un fondo di piccola liquidità, che è indicato in un conto separato nella contabilità generale.
Tutte le distribuzioni in contanti dal fondo di cassa piccola sono documentate con le ricevute.
Le ricevute di pagamento di piccola liquidità vengono utilizzate come base per i rifornimenti periodici del fondo di piccola liquidità.
Gli scostamenti tra i saldi dei fondi previsti ed effettivi vengono regolarmente riesaminati e indagati.
In sostanza, le spese vengono rilevate quando vengono effettuati nuovi rifornimenti di liquidità al fondo di piccola liquidità dal conto corrente della società. Quando il contante viene pagato dal conto corrente, la registrazione è un addebito sulle varie spese per le quali le ricevute vengono fornite dal custode della piccola cassa e un credito sul conto in contanti.
A meno che la quantità di denaro assegnata al fondo di piccola cassa non venga deliberatamente alterata, non c'è motivo per cui dovrebbe esserci un'altra entrata nel conto utilizzato per documentare il saldo di piccola cassa, poiché tutti i rifornimenti di piccola cassa provengono dal conto corrente dell'azienda.
La caratteristica principale di questo sistema è la necessità di documentare tutte le spese. Questo è un modo eccellente per mantenere un alto livello di controllo sugli esborsi di denaro.
Il sistema di anticipi sta diminuendo di popolarità, dal momento che molte aziende preferiscono utilizzare carte di credito aziendali per acquisti accidentali o che i dipendenti paghino in contanti per poi richiedere il rimborso tramite il sistema di rimborso delle spese aziendali. Inoltre, il sistema di anticipi può causare perdite di contante da un'azienda, sia attraverso il furto del contante o perché il custode della piccola cassa non svolge un lavoro adeguato di registrazione degli esborsi.
