La differenza tra un giornale e un libro mastro

I giornali e i libri contabili sono i luoghi in cui le transazioni commerciali vengono registrate in un sistema contabile. In sostanza, le informazioni a livello di dettaglio per le singole transazioni vengono memorizzate in uno dei numerosi giornali di registrazione possibili, mentre le informazioni nei giornali vengono quindi riepilogate e trasferite (o registrate) in un libro mastro. Il processo di registrazione può avvenire abbastanza frequentemente o potrebbe essere tanto raro quanto la fine di ogni periodo di rendicontazione. Le informazioni nel libro mastro rappresentano il livello più alto di aggregazione delle informazioni, da cui vengono prodotti i bilanci di verifica e il bilancio.

In genere, un utente di informazioni finanziarie rivedrà le informazioni a livello di riepilogo memorizzate in un libro mastro, magari utilizzando l'analisi del rapporto o l'analisi delle tendenze, per individuare le anomalie che richiedono ulteriori indagini. Quindi fanno riferimento alle informazioni di giornale sottostanti per accedere ai dettagli di ciò che costituisce le informazioni nel libro mastro (che può comportare un'indagine ancora più dettagliata sui documenti di supporto). Pertanto, le informazioni possono essere raggruppate dai giornali ai registri per produrre rendiconti finanziari e ripristinate per esaminare le singole transazioni.

Potrebbero esserci diversi giornali, ognuno di solito si occupa di aree ad alto volume, come transazioni di acquisto, incassi o transazioni di vendita. Le transazioni meno frequenti, come i movimenti di ammortamento, sono generalmente raggruppate nel giornale di registrazione generale.

Le informazioni vengono registrate nei giornali in ordine cronologico per singola transazione, il che rende più facile ordinare le informazioni e trovare gli elementi specifici di cui gli utenti hanno bisogno. Le informazioni vengono registrate in un libro mastro in una serie di conti, che in genere sono ordinati nel seguente ordine:

• Conti patrimoniali

• Conti di responsabilità

• Conti di capitale

• Conti delle entrate

• Conti delle spese

In un sistema di contabilità computerizzato, i concetti di riviste e libri mastri potrebbero non essere nemmeno utilizzati. In un'organizzazione più piccola, gli utenti possono credere che tutte le loro transazioni commerciali siano registrate nella contabilità generale, senza che le informazioni vengano memorizzate in un giornale. Le aziende con un volume di transazioni enorme possono ancora utilizzare sistemi che richiedono la segregazione delle informazioni nei giornali. Pertanto, i concetti sono un po 'confusi in un ambiente computerizzato, ma sono ancora validi in un ambiente di contabilità manuale.