Controlli di contabilità clienti

I controlli sulla contabilità clienti iniziano davvero con la creazione iniziale di una fattura cliente, poiché è necessario ridurre al minimo diversi problemi durante la creazione della contabilità clienti prima di poter disporre di una serie completa di controlli su questa risorsa chiave. I controlli poi abbracciano il corretto mantenimento dei crediti e la loro eliminazione tramite pagamenti da parte dei clienti o la generazione di note di credito. I controlli chiave da considerare sono:

• Richiedi l'approvazione del credito prima della spedizione . Avrai problemi a riscuotere i crediti se un ordine viene spedito a un cliente con una cattiva solvibilità. Pertanto, è necessaria l'approvazione firmata del dipartimento crediti su tutti gli ordini di vendita superiori a un determinato importo in dollari.
• Verifica i termini del contratto . Se ci sono termini di pagamento insoliti, verificali prima di creare una fattura. In caso contrario, la contabilità clienti conterrà le fatture che i clienti si rifiutano di pagare.
• Fatture revisionate . Se una fattura per un importo elevato in dollari contiene un errore, il cliente potrebbe sospendere il pagamento fino a quando non invii una fattura rivista. Considera l'idea di richiedere la correzione di bozze di fatture più grandi per mitigare questo problema.
• Autorizza note di credito . Le persone che hanno accesso ai pagamenti dei clienti in entrata potrebbero intercettare i contanti in entrata e quindi creare una nota di credito per coprire le loro tracce. Un passo per prevenire questo problema è richiedere l'approvazione formale di un responsabile per le note di credito, che vengono poi verificate in un secondo momento dal personale di internal audit. Non portare questo controllo agli estremi e richiedere l'approvazione per note di credito estremamente piccole: consentire al personale contabile di crearne di piccole senza approvazione, solo per ripulire i piccoli saldi rimanenti.
• Limita l'accesso al software di fatturazione . Come appena accennato, qualcuno potrebbe intercettare i pagamenti in entrata dei clienti e nascondere il furto con una nota di credito. È necessario proteggere con password l'accesso al software di fatturazione per impedire la generazione illecita di note di credito.
• Separare i compiti . Come appena notato, nessuno dovrebbe essere in grado di gestire i pagamenti dei clienti in entrata e creare note di credito, altrimenti sarà in grado di prendere i soldi e coprire le proprie tracce con note di credito. Pertanto, assegna queste attività a persone diverse.
• Rivedere le registrazioni prima nota della contabilità clienti . Le transazioni di contabilità clienti passano quasi sempre attraverso un giornale di registrazione vendite nel software di contabilità che genera le proprie voci contabili. Pertanto, non dovrebbe quasi mai esserci una registrazione prima nota manuale nella contabilità clienti. È necessario esaminare attentamente queste voci.
• Pacchetti di fatture di audit . Dopo che le fatture sono state completate, dovrebbe esserci un pacchetto in archivio contenente l'ordine di vendita, l'autorizzazione di credito, la polizza di carico e una copia della fattura. Il personale di audit interno dovrebbe esaminare una selezione di questi pacchetti per verificare che l'addetto alla fatturazione abbia esaminato correttamente tutti i documenti di supporto e generato correttamente una fattura.
• Abbina le fatture al registro di spedizione . È possibile che gli articoli vengano spediti senza la relativa fattura o viceversa. Per rilevare queste situazioni, chiedere al personale di audit interno di confrontare le fatture con il registro di spedizione e di indagare su eventuali differenze.
• Controlla l'applicazione delle ricevute di cassa . Il personale addetto alla contabilità può applicare in modo errato le ricevute di cassa alle fatture aperte, magari non applicandole nemmeno ai conti dei clienti corretti. Chiedere al personale di revisione interna di rintracciare periodicamente una selezione di ricevute di cassa sulle fatture dei clienti per verificare la corretta applicazione del contante.

Questi elementi costituiscono i controlli di base della contabilità clienti. Una società con un sistema specializzato in crediti potrebbe dover implementare controlli aggiuntivi o potrebbe non aver bisogno di alcune delle voci elencate qui.