Ciclo di spesa

Il ciclo di spesa è l'insieme delle attività relative all'acquisizione e al pagamento di beni e servizi. Queste attività includono la determinazione di ciò che deve essere acquistato, le attività di acquisto, la ricezione delle merci e i pagamenti ai fornitori. Gran parte dell'input al ciclo di spesa proviene dal ciclo di vendita, in cui i requisiti di acquisto sono guidati dal volume e dal tipo di ordini dei clienti.

Il ciclo di spesa è composto da diverse componenti distinte, tra cui la richiesta di beni e servizi, la selezione dei fornitori, l'ordinazione di beni e servizi, il loro ricevimento e il relativo pagamento. L'intero ciclo di spesa contiene le seguenti attività:

  1. Determina quali beni e servizi devono essere ordinati. La maggior parte delle merci da ordinare sono necessarie per il processo di produzione. Per fare ciò, il sistema calcola i componenti che devono essere disponibili per la produzione programmata e sottrae le materie prime disponibili e non allocate per arrivare alle quantità che devono essere acquisite. In alternativa, se sono necessari beni o servizi per una funzione di vendita o amministrativa, l'utente compila un modulo di richiesta che dettaglia le sue esigenze e lo inoltra all'ufficio acquisti.

  2. Quando le merci vengono acquistate per la produzione in corso, il sistema presenterà al personale addetto agli acquisti un ordine di acquisto preliminare, utilizzando il fornitore preferito indicato nel file master inventario per ogni articolo da acquistare. Il personale addetto agli acquisti rivede e approva questi ordini, che vengono quindi inviati elettronicamente direttamente ai fornitori oppure stampati e inviati a loro.

  3. Quando vengono richiesti beni e servizi non standard, il personale addetto agli acquisti indaga sui possibili fornitori, seleziona il migliore ed emette loro un ordine di acquisto.

  4. Quando le merci vengono ricevute, il reparto ricevimento accede agli ordini di acquisto aperti nel sistema e inserisce le quantità ricevute.

  5. Quando le fatture fornitore vengono ricevute, vengono registrate nel sistema dal personale della contabilità fornitori. Il sistema quindi confronta queste fatture con gli ordini di acquisto che autorizzano e riceve le informazioni per determinare se le fatture possono essere pagate. In questa fase può esserci una quantità significativa di lavoro di riconciliazione manuale. Il risultato è un insieme di fatture che sono state approvate per il pagamento.

  6. Il sistema pianifica i pagamenti ai fornitori in base ai termini di pagamento predeterminati con ciascuno di essi. Quando arriva una data di pagamento programmata, il sistema elabora una serie di pagamenti, che saranno sotto forma di trasferimenti elettronici di fondi o assegni.

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